Introducción

Valle y Pampa (https://www.valleypampa.com/es/home.html)es una empresa líder en la agro exportación de cultivos de alto valor en Perú. Se especializa en la producción de los cultivos de arándanos y granada. Valle y Pampa fue una delas primeras empresas productoras y exportadoras de arándanos en el sur del Perú. Se destaca por su visión innovadora, buenas prácticas laborales, por su preocupación por la sostenibilidad y el medio ambiente.

El objetivo de este caso de estudio es demostrar cómo la digitalización de la información en las diferentes actividades incluyendo la gestión de los trabajadores agrícolas en los campos de cultivos genera un beneficio real y tangible para los productores agrícolas, mejorando la relación entre estas empresas y sus fuerzas de trabajo.

Declaración del problema

Demoras en actividades laborales críticas impiden obtener la información de forma oportuna para la toma de decisiones: tales como el registro del ingreso de personal, el registro del avance de cosecha, calidad, riego, mantenimiento, SST, etc.. generando mayores costos para el cliente.

El cliente realizaba los registros de asistencia, el tareo o asignación de actividades y el registro de avance de labores - como la cosecha y la poda - de forma manual, utilizando lápiz y papel. Se tenía que transcribir esta información a archivos Excel para generar reportes y cálculos lo que ocasionaba errores y demoras que impedían tomar decisiones precisas y oportunas. Asimismo se requería contratar mayor cantidad de personal para lograr esta tarea y en múltiples ocasiones la información llegaba muy desfasada.

Los métodos tradicionales de captura de data con lápiz y papel son inadecuados para una óptima gestión agrícola por varias razones:

• No tienen geolocalización: de los puntos de toma de muestra, que puedan ser auditables posteriormente. Así como conocer el puntos exacto de donde se registra la muestra: lote, acopio, casa, etc
• Los datos registrados en lápiz y papel no son confiables ni auditables, con muchos errores y algunos datos ilegibles.
• No se permiten capturar y compartir datos rápida y oportunamente: las demoras en la captura y el traspaso de información limitan la capacidad de actuar de manera oportuna.
• No se puede trabajar con la información y es complicado hacer cuadros comparativos.
• No tienen trazabilidad: es difícil saber qué persona recolectó la data, a qué hora, dentro de qué requerido y otras variables importantes.
• Son complicados de registrar: Capturar datos con lápiz y papel al mismo tiempo que se camina entre los cultivos es incómodo y se presta a errores.

Solución

La implementación del módulo de trabajadores deSpaceAG permitió optimizar la gestión de actividades laborales críticas y reducir los costos de producción. La app móvil de SpaceAG reemplazó el lápiz y el papel, llevando la captura de los datos de actividades de los trabajadores a los smartphones, tablets y últimamente a lectores de códigos de barras infrarrojos como Zebra. A partir de esta implementación, se logró reducir tiempos no productivos de los equipos de trabajo y contar con reportes para que el cliente pueda tomar decisiones estratégicas relacionadas a su gestión de los recursos.

Optimización de gestión de transporte de personal:

Agiliza el ingreso de personal a las unidades de transporte. Permite contar con información sobre la ocupabilidad real de los buses y costos de los pasajeros para poder evaluar y negociar mejor con las compañías de transporte de personal.

Reducción de tiempos en el ingreso de personal a ranchos o fundos agrícolas:

Aumenta la velocidad y la precisión en el registro de la asistencia de los trabajadores a los campos de cultivo. Evita aglomeraciones y reduce tiempos no productivos para aumentar la eficiencia de los trabajadores.

Reducción de tiempos y errores en la asignación de actividades o tareo:

Agiliza la asignación de actividades laborales y el agrupamiento de cuadrillas de trabajo. Esto permite tener información precisa de trabajadores asignados por actividad, los costos por actividad y su comparación con los presupuestos y planificación.

Reducción de tiempos y errores en el monitoreo de actividades:

Permite registrar el avance de actividades laborales críticas como la cosecha, asignando baldes, cajas o jabas de cosecha a cada cosechadore para tener la trazabilidad completa de unidades o kilos cosechados por persona.

Reportes detallados y precisos para tomar mejores decisiones:

A partir de la información recolectada con nuestro aplicativo móvil - mediante teléfonos celulares o dispositivos de lectura de códigos infrarrojos Zebra - se prepararon reportes como rankings de trabajadores, costos de transporte, asignación de actividades, almuerzos ,I+D, SST,Mantenimiento y otros.

Captura de información confiable y efectiva:

Gracias a la integración de nuestra plataforma con el PDA Zebra, el levantamiento de la información puede realizarse en ambientes complejos (oscuridad, mucha luz y otras condiciones).

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Realizamos una integración con Zebra para que nuestro aplicativo móvil también funcione en estos dispositivos de lectura de códigos de barra infrarrojos. Los dispositivos Zebra que descarguen nuestra aplicación, tendrán botones especiales para agilizar casos de uso específicos como el registro de trabajadores y la asignación rápida de cestos de cosecha. Adicionalmente, se personalizaron reportes de ranking de trabajadores por umbrales de kilos cosechados por día y kilos cosechados por procedencia.

Implementación

La implementación incluyó las siguientes actividades:

1. Configuración de la cartografía o mapa de campo con la distribución geográfica de las diferentes unidades productivas (tablas y sectores).
2. Creación de usuarios supervisores y evaluadores con distintos niveles de permiso (administrador, editor, visualizador).
3. Creación y actualización de la base de datos de los trabajadores agrícolas contratados por el cliente.
4. Creación de la cartilla de registro de asistencia de personal.
5. Creación de la cartilla de asignación de cestos de cosecha.
6. Creación de evaluadores o monitoreadores con claves de acceso al aplicativo SpaceAG.
7. Asignación de evaluadores a cartillas creadas.
8. Capacitación a evaluadores para explicar proceso de captura de datos y subida de información al software.
9. Generación de mapas consolidados y detallados (por muestras) con semaforización según data relevante para el cliente.
10. Generación de reportes personalizados para visualizar los rankings de cosechadores, indicadores de actividades, jornales y costos de transportes.

El registro de actividades de trabajadores como ingreso a fundos y avance de cosecha mantuvieron procesos similares con la diferencia de reemplazar lápiz y papel o celulares para recolectar información por dispositivos de lectura de código de barras infrarrojos como Zebra.Esto permitió que las prácticas ya existentes se optimicen y que la información fluya con mayor precisión y agilidad.

Se realizó una capacitación a los evaluadores responsables de la captura de información con formularios digitales.

Se realizaron visitas a campo para levantamiento delos requerimientos por parte del cliente y luego para verificar el correcto funcionamiento del software tanto por usuarios evaluadores como supervisores.

Resultados

• La velocidad para registrar trabajadores o asignarles cestos para cosechar mejoró en 15.15 veces, es decir en 1,515%.
• La cantidad de personas responsables para hacer este registro se redujo de 9 personas a 3 personas.
• El tiempo empleado por los digitadores para registrar, organizar y presentar la información de los trabajadores se redujo en 50%.
• Se obtuvo información precisa sobre el desempeño de los trabajadores que permitió optimizar las contrataciones y salidas de personal.
• Mejoró el clima laboral pues los trabajadores ya no sufren por demoras en los registros lo que les permite realizar más tareas o cosechar más kilos por día.

El Módulo de Trabajadores ayudó al cliente a:

• Reducir tiempos no productivos de sus trabajadores: Este cliente contrata hasta 5.000 trabajadores en pico de cosecha. Reducir en 70% el tiempo para registrar a cada persona tiene un alto impacto económico en los costos labores de la empresa que representan la mayor parte de los costos de producción.
• Tener reportes precisos y oportunos sobre el desempeño de los trabajadores: Acceder a reportes como ocupabilidad de buses, asistencia diaria, ranking de cosechadores y otros indicadores de Recursos Humanos permitió al cliente tomar mejores decisiones de contratación, aumentar sus ingresos y reducir costos.

Análisis de ROI

• Con celulares: Poca luz a las 5am en el registro de personal. Para una muestra de 32 personas, hubo una demora de 8 minutos para asignar los cestos de cosecha.
• Con PDA la asignación de cestos de cosecha para estas 32 personas tomó 1 minuto 37 segundos.
• Se logró un ahorro de 13 segundos por persona. Sin embargo, en condiciones complicadas este ahorro puede ser hasta 20 segundos por persona.
• Este cliente registra 3,000 personas en pico de cosecha. Gracias al módulo de trabajadores integrado con Zebra, se ahorran 20 segundos por persona en la asignación de cestos de cosecha. Esto resulta en un total de 60,000 segundos ahorrados por día lo que equivale a 16.65 horas o 2 jornales ahorrados por día.
• El mismo ahorro en asignación de cestos de cosecha se repite para el registro de asistencia, la asignación de actividades y el registro de salida. Es decir, el ahorro se repite 3 veces para un total de 8 jornales por día.
• Si consideramos que el jornal - incluyendo cargas laborales - cuesta US$ 20 por día. Gracias al uso de PDAs para registros de ingreso y salida, asignación de cestos de cosecha y asignación de actividades, el cliente pudo ahorrar US$ 160 por día o US$ 4,800 por mes.
• Además de los ahorros en el registro de personas con PDAs, la velocidad de los registros permitió reducir de 9 personas responsables para hacer los registros a 3 personas. Es decir, se logró un ahorro de 6 jornales por día lo que corresponde a US$ 120 por día o US$ 3,600 por mes.
• Finalmente, gracias a la implementación del software de SpaceAG que permite la generación automática de reportes y cuadros, se redujo en 50% el tiempo de los digitadores. El cliente contrata 8 digitadores por día. Es decir, el ahorro es de 4 jornales por día lo que corresponde a US$ 80 por día o US$ 2,400 por mes.
• Sumando los ahorros en registro de personal utilizando PDAs, los ahorros en los jornales responsables de los registros y los ahorros en el tiempo de los digitadores, el ahorro total que logró Valle y Pampa por mes fue de US$ 10,800.

Adicionalmente:

• Nuestro módulo ayuda a ordenar mucho la información para poder saber quienes son los mejores trabajadores y cuales son los de peor desempeño. De esta manera, permite organizar mejor los grupos de trabajo.
• Mejora el clima laboral, porque evita demoras que incomodan al personal y le quitan tiempo para realizar actividades de campo que influyen en sus sueldos como la cosecha.
• Permite que los digitadores organicen mejor su tiempo de trabajo para preparar reportes que faciliten tomar mejores decisiones.
• Ayuda a establecer mejores KPIs en los procesos. Por ejemplo, permite mayor visibilidad de los errores en actividades críticas como la poda para poder corregir o capacitar a las personas que no están haciendo bien su trabajo.

Costos asociados con la implementación del Módulo de Trabajadores:

‍Costo de implementación + costo de licencia mensual

Considerando que este módulo tiene un precio promedio de US$ 1,250 al mes por empresa y que permite obtener ingresos de hasta US$ 10,800 por mes, entonces el retorno sobre la inversión es de 8.64 veces o 864%.

Planes a futuro

Adicionalmente a la digitalización de la gestión de los trabajadores para medir el desempeño y controlar las actividades laborales, el siguiente paso será la implementación del Portal de Trabajadores. Este portal llevará la marca y el logo del cliente, servirá para dar acceso a los cosechadores a las cifras registradas de su cosecha diaria. Al compartir esta información previamente al pago semanal, cualquier reclamo u observación se podrá atender con la debida anticipación. Con ello, se logrará mayor transparencia y se mejorará la comunicación entre el cliente y sus cosechadores o trabajadores temporales. Posteriormente, se utilizará este portal para compartir comunicados y contenido de valor con los trabajadores, así como otros servicios como acceso a trabajo, a financiamiento, contenido educativo y otro contenido de valor.

El módulo recopila datos críticos de las actividades realizadas por los trabajadores como por ejemplo, los kilos cosechados por persona. Esta información sirve para calificar el desempeño de los trabajadores y para poder calcular la nómina de pagos. Adicionalmente, este módulo recopila información de días trabajados por persona, índices de ausentismo y otra información relevante para generar una calificación general de los trabajadores que permita ofrecerles otros servicios como créditos personales.

Asimismo, se podrá cruzar información del desempeño de los trabajadores - segmentada por cultivo, variedad, etapa fenológica y similares - con información demográfica como procedencia, género, edad, etc. Ello permitirá asignar mejor los grupos de trabajos con personas que estén mejor alineadas a ciertas actividades y condiciones de los cultivos.

Otra tecnología o práctica agrícola que podría integrarse con el Módulo de Trabajadores en el futuro:

Integración a otras marcas de dispositivos de lectura de códigos de barras infrarrojos, así como integración con sistemas de información contables o ERPs.

Conclusiones

• Valle y Pampa es una empresa líder en agro-exportación en Perú que se destaca por su enfoque innovador y sostenible. Para este caso, el problema principal por solucionar era la gestión manual de sus actividades laborales, lo que generaba demoras y errores en los registros, impidiendo tomar decisiones precisas y oportunas.
• La solución fue la implementación del módulo de trabajadores de SpaceAG, que digitalizó la gestión y redujo los costos de producción. Se utilizó una app móvil para capturar datos de actividades laborales críticas como el ingreso a fundo y el registro de cosecha en dispositivos móviles y lectores de códigos de barra infrarrojos de marca Zebra.
• Los beneficios clave del módulo fueron la optimización del transporte de personal, la reducción de tiempos en el ingreso a los campos, la asignación de actividades más ágil, el monitoreo preciso de actividades y la generación de reportes detallados para tomar decisiones estratégicas.
• La implementación incluyó la configuración del sistema, la capacitación de evaluadores y la personalización de reportes. Los resultados mostraron una mejora significativa en la velocidad de registro, una reducción en la cantidad de personal requerido y una mejor toma de decisiones basada en información precisa.